Come organizzare una riunione degli ex alunni?

2024 Autore: Priscilla Miln | [email protected]. Ultima modifica: 2024-02-18 03:06

La Serata di Riunione degli Alumni, indipendentemente da dove si svolge e da chi si riunisce, richiede una preparazione seria e costi tangibili. Di norma, è abbastanza difficile per una persona padroneggiare l'organizzazione di una vacanza del genere e prepararsi per essa.

Adesso si avvalgono spesso dei servizi delle agenzie, ma il risultato del lavoro dei professionisti non sempre soddisfa le aspettative e potrebbe differire dalla versione della vacanza che si volevano organizzare. Pertanto, è meglio affrontare la questione da soli, preferibilmente con una compagnia di due, tre o quattro persone.

Da dove cominciare?

Bisogna iniziare a preparare la serata dell'incontro dei laureati determinando il numero dei partecipanti. Cioè, dovresti decidere chi raccogliere: l'intero problema, una classe o un gruppo. Se invitare il personale docente e quale dei docenti chiamare. Tutti gli altri aspetti dipendono dal numero di potenziali partecipanti e ospiti dell'evento.

Successivamente, devi trovare tutti quellipersone da radunare. Sia che tu abbia intenzione di organizzare una serata per alunni a scuola o una festa studentesca in un ristorante, la ricerca dei partecipanti è la fase più importante, lunga e difficile della preparazione.

Dopo che tutte le possibili coordinate sono state trovate, le persone dovrebbero essere contattate o telefonate e non solo inviate loro inviti. Questo deve essere fatto, perché qualcuno non andrà e qualcuno vorrà venire non solo. Devi chiamare o scrivere agli insegnanti. Non dovresti escludere i partecipanti in anticipo, concentrandoti sulle tue idee. Cioè, se, ad esempio, l'incontro degli ex studenti si terrà a Mosca e uno dei potenziali partecipanti vive a Vladivostok, non dovresti decidere da solo che quella persona non verrà.

E' necessario chiarire l'orario e la data preferiti con ciascuno dei partecipanti alla serata, insegnanti compresi. Dovresti anche chiedere attentamente le opportunità finanziarie, ovvero chiedere quanto una persona è pronta a stanziare per l'organizzazione di un evento.

Dopo queste fasi iniziali, gli organizzatori avranno un elenco completo di ospiti e partecipanti all'evento, contenente informazioni sul loro tempo libero e sulle loro capacità finanziarie.

Quali sono le prospettive?

Nella fase successiva, dovrebbero essere determinati il luogo, l'ora e lo scenario approssimativo della serata dell'incontro degli alumni. Questo non è difficile da fare, in base al budget approssimativo e al numero di partecipanti. A questo punto, il budget dovrà essere "esaminato" due volte, così come il numero di partecipanti.

La prima cosa a cui iniziare a pensarescenario - scelta del luogo. Se all'evento sono previste più di cento persone, ma il budget è limitato, dovresti affittare un bar o un piccolo club con un ordine minimo su base "per i visitatori". Cioè, concordare con i proprietari dell'istituzione che le persone ordineranno bevande e cibo da sole. Questo metodo di affitto ridurrà significativamente il costo del pagamento dell'istituto.

Un' altra opzione è quella di trascorrere un incontro con gli ex alunni in una scuola o in un istituto. Ma non sempre questo modo di organizzare un evento è più economico dell'affittare un'istituzione. Per una festa completa, dovrai apparecchiare i tavoli del buffet, ovvero acquistare alcolici, cibo o snack già pronti. Quando acquisti cibo, avrai bisogno di una persona che cucinerà. Avrai bisogno di tovaglie, piatti e molto altro. Dovrai anche pulire tutto dopo la fine della vacanza. Oltre alle spese e alle seccature, organizzare un evento in un edificio scolastico presenta una serie di svantaggi significativi, come le limitazioni di data e ora, la necessità di spostare e spostare i mobili, perché l'atmosfera non è destinata alla celebrazione.

Il modo migliore per trascorrere una serata di incontro con gli ex studenti è combinare una visita a una scuola oa un istituto con una festa in un ristorante. Una parte solenne può aver luogo in un'aula magna o in un pubblico studentesco e trasferire il divertimento stesso in un ristorante o in un bar. Con questa scelta, devi prima conoscere le date e gli orari in cui l'istituto scolastico potrà ospitare l'evento, abbinalo ail lasso di tempo preferito dalla maggioranza dei partecipanti e, infatti, scegli una data.

Non coordinare immediatamente la data e l'ora prescelte con l'amministrazione, ma concordare solo in anticipo. Ciò è necessario per trovare un bar adatto per un periodo di tempo selezionato vicino all'istituto scolastico, raggiungibile a piedi. È molto scomodo se l'istituto o la scuola sono a grande distanza dal ristorante. In questa situazione, alcuni non andranno alla parte solenne, mentre altri non andranno al divertimento.

Tuttavia, in una caffetteria vicina, la data o gli orari selezionati potrebbero essere occupati, ma un' altra data è libera, il che è anche conveniente. Pertanto, è necessario negoziare con l'istituto scolastico in anticipo e solo dopo la scelta finale del ristorante.

Ora puoi iniziare a sviluppare lo scenario, usando ancora l'elenco degli ospiti e i dati sulle loro capacità finanziarie. Ciò è necessario per determinare il numero dei concorsi a premi, il menu della serata, che verrà ordinato in anticipo, e altri momenti simili. Lo scenario della serata dell'incontro alumni, a cui parteciperanno solo dieci persone, anche se nella versione “+1”, sarà molto diverso dal programma dell'evento per venti compagni di classe e si rivelerà completamente diverso dal raduno di cento persone.

Tuttavia, hanno tutti la stessa struttura:

• parte cerimoniale;
• transizione al ristorante o solo una pausa prima dell'inizio del buffet;
• orario regolare;
• fine ufficiale;
• "dopo aver camminato".

Nella fase di scelta di uno scenario in base al budget eil numero di ospiti non dovrebbe entrare nei dettagli del riempimento di ogni elemento, ma distribuire i fondi. È più facile farlo, partendo da quelli i cui costi possono essere calcolati con la massima precisione, ad esempio dalla parte cerimoniale. Il "residente" non dovrebbe assolutamente essere incluso nel budget, ma se ci sono soldi gratis, è del tutto possibile presentare a tutti un cocktail a tema alla partenza. Il più oscuro in termini di budget è sempre la parte principale della serata, quella che va secondo il copione e prevede vari concorsi, lotterie e premi. Pertanto, dovrebbe essere lasciato alla fine e, quando si sceglie con cosa riempirlo, procedere da quanto denaro è rimasto.

Di conseguenza, otterrai una stima finanziaria abbastanza dettagliata. Deve essere scritto in modo chiaro, in modo che quando i partecipanti fanno domande su quali soldi vengono raccolti da loro, non provi a raccontare il contenuto della serata, ma semplicemente invia un elenco di numeri asciutti in un messenger o per posta. Questo ti salverà i nervi e scoraggerà i compagni di classe sospettosi dal negoziare con il collezionista.

Dopo aver raccolto i fondi, dovresti iniziare ad implementare il piano. Con un gran numero di ospiti dell'evento, di solito sono richiesti molti elementi e attributi diversi della vacanza. Non dovresti fare tutto secondo il principio "come va", il tempo e gli acquisti o gli ordini devono essere pianificati, è molto più conveniente e con un programma chiaro nulla verrà dimenticato.

Come si tiene la parte ufficiale?

Il contenuto della parte solenne dipende da quanti insegnanti ci saranno e da chi pianifica esattamenteessere presenti. Ad esempio, il rettore dell'istituto o il capo dipartimento, il dirigente scolastico alla sera dell'incontro dei laureati fanno sempre un discorso che apre l'evento. Questa è una tradizione da seguire. Se non ci sono "classi alte" e sono presenti solo un insegnante di classe o più insegnanti di materie, il diritto di aprire la serata e condurre l'intera parte solenne passa al suo organizzatore. Non importa quale degli insegnanti verrà all'evento, a tutti coloro che hanno partecipato alla serata della riunione dei diplomati degli insegnanti vengono presentati fiori e lettere di ringraziamento commemorative.

La parte cerimoniale non dovrebbe essere lunga, ma nemmeno troppo corta. Il tempo ottimale è di 30-40 minuti. Il contenuto potrebbe essere:

• discorso di apertura o discorso del regista;
• consegna di diplomi o certificati commemorativi, ma solo con un numero ridotto di partecipanti, se le persone sono più di venti, i certificati vengono rilasciati dopo il completamento della parte ufficiale all'uscita dalla sala;
• Le parole degli insegnanti, e dopo che gli insegnanti hanno finito, dovresti regalare fiori e un biglietto di ringraziamento ben progettato, lo stesso vale per il direttore o il rappresentante dell'amministrazione;
• Completamento e invito a recarsi al ristorante (è necessario ricordare l'indirizzo e dire che è nell'invito).

Se uno dei laureati vuole dire qualcosa, lo fa dopo i discorsi degli insegnanti e prima del discorso finale dell'organizzatore della vacanza.

Se c'è l'opportunità di provare la parte solenne, allora questo dovrebbe essere fatto a colpo sicuro. Possono sempre esserci delle sfumature che distinguono la re altà dal copione scritto sulla carta. La durata dei discorsi, un microfono non funzionante o la mancanza di un supporto per esso e altre sciocchezze che non possono essere prese in considerazione durante la pianificazione. Diventeranno evidenti durante le prove e possono essere corretti o eliminati.

Puoi completare la parte solenne, non limitata al discorso. Una buona opzione sarebbe cantare una canzone. La sera dell'incontro dei laureati, in assenza di un inno presso l'istituto scolastico, puoi preparare qualsiasi tema adatto e una canzone non troppo lunga. Il testo e la spiegazione devono essere inviati a ciascuno dei partecipanti insieme all'invito. Tuttavia, se lo si desidera, è possibile duplicarlo emettendo all'ingresso della sala una stampa con scritte. Se è previsto l'uso di badge, questi vengono consegnati anche a tutti prima della parte ufficiale all'ingresso.

Cosa sarà richiesto per la parte ufficiale?

Ci sono attributi obbligatori della fase ufficiale dell'evento, che non dipendono dal numero di partecipanti o dall'entità del budget. Questi includono:

• fiori per tutti gli insegnanti;
• diplomi commemorativi o "certificati di laurea";
• lettere di ringraziamento agli insegnanti.

Questa è la base di cui non puoi fare a meno. Puoi ordinare diplomi e diplomi in una qualsiasi delle agenzie pubblicitarie o direttamente nelle tipografie. Tuttavia, un ordine diretto dagli stampatori, sebbene più economico, richiederà una preparazione indipendente del layout. Questo non è solo un disegno realizzato in qualsiasi programma, ci sono una serie di requisiti per tali layout. Senza capire comeè un layout per la stampa che si sta facendo, non dovresti farlo, poiché il risultato richiederà una modifica e non per colpa delle macchine da stampa. Cioè, dovrai pagare due volte.

Oltre agli attributi obbligatori, elementi dell'evento come:

• badge con nome, classe o altre informazioni;
• decorazione dell'aula magna, foyer e altri luoghi attraverso i quali passeranno i laureati nell'istituto scolastico;
• stampa il testo se necessario.

Nel caso in cui fuori fa freddo e scivoloso, e il ristorante si trova lontano dal luogo in cui è iniziata la serata dell'incontro degli alumni (febbraio o marzo, ad esempio, non favoriscono le lunghe passeggiate), si può noleggiare un mezzo di trasporto. È imperativo avvertire del noleggio di autobus negli inviti, poiché le persone potrebbero rifiutarsi di utilizzare la propria auto dopo aver appreso della disponibilità del trasporto "porta a porta".

Transizione al ristorante: è possibile riempirlo con qualcosa

Se riempire o meno di contenuti il tempo di transizione dall'istituto di istruzione al luogo di celebrazione è una questione individuale. Dipende da molte sfumature, come ad esempio:

• durata e carico di lavoro della parte ufficiale;
• tempo e stagione;
• disponibilità di mezzi di trasporto oa piedi;
• tempo necessario per arrivare al ristorante;
• numero di partecipanti.

È possibile con il bel tempo e in estate usare clown, pupazzi a grandezza naturale, mimi con palloncini e simili lungo la stradaaccompagnamento. Questo prepara gli ospiti per una serata di festa. Tuttavia, se il percorso è troppo breve, ad esempio, devi solo andare sul lato opposto della strada, quindi non devi riempirlo di nulla.

Per un viaggio in autobus della durata di almeno 20 minuti, puoi utilizzare un clown o qualsiasi altro artista che racconta barzellette "a tema" o, ancora meglio, si esibisce nel genere stand-up. Lo stesso genere è ottimale per la parte principale dell'evento.

Tuttavia, se ci sono meno di dieci persone, l'intrattenimento lungo il percorso è completamente inutile.

Come trascorrere la maggior parte della serata?

La struttura di come si svolge la festa di laurea nell'istituto, un anno dopo si riuniscono o dieci anni dopo la laurea, è la stessa. Ma il numero dei partecipanti all'evento incide sulla struttura della celebrazione. Se ci sono più di 10-15 persone, sarà richiesto un leader. Se ci sono 5-7 partecipanti, i servizi di un brindisi non sono necessari.

Tutti i concorsi, le lotterie o altri intrattenimenti devono necessariamente corrispondere al tema della serata, così come i discorsi sul bere. Raggiungerlo è semplice, basta usare alcuni elementi tematici nello script.

La struttura dell'evento potrebbe essere:

• l'organizzatore deve tenere un breve discorso a cena, in altre parole, riaprire le vacanze;
• i seguenti brindisi dovrebbero essere rivolti a persone specifiche e riferire su ciò che hanno ottenuto in passato, ovviamentebene, gli stessi laureati possono parlare, improvvisato;
• tra alzare i bicchieri, si tengono concorsi, si tengono spettacoli di artisti o partecipanti alla serata;
• prima della chiusura, si dovrebbe tenere una lotteria con premi giocosi, ad esempio con un certificato per il diritto di ospitare e organizzare il prossimo incontro.

L'organizzatore fa l'ultimo brindisi. In esso bisogna ringraziare chi è venuto, esprimere fiducia in un incontro anticipato e spiegare che il ristorante è a completa disposizione di tutti coloro che vogliono continuare a divertirsi, indicando l'ora, ovviamente. Cioè, la parte ufficiale dovrebbe essere completata almeno 2 ore prima della scadenza del periodo di noleggio.

Cosa dire nei brindisi "indirizzo"?

Le congratulazioni per la sera della reunion non sono molto diverse dai brindisi delle altre festività. Cioè, è un breve discorso contenente parole piacevoli su qualcuno, parlando dei risultati di questa persona e chiedendogli di bere.

Puoi parlare di qualsiasi cosa, ma, ovviamente, dovresti essere preparato. Ognuno ha risultati. Ad esempio, se un eccellente studente e attivista è diventato una casalinga, allora dovresti ricordare i valori della famiglia e sottolineare che una casa è la cosa più importante che una persona ha. Se un compagno di classe lavora come meccanico in una fabbrica, devi parlare del valore delle professioni semplici, senza le quali tutte le comodità della vita moderna sono inconcepibili. Cioè, brindisi mirati dovrebbero aumentare l'autostima di una persona e soddisfarla.

Dopo tali discorsi, dovrebbe essere assegnato un diploma "For Achievement". Ma questo dovrebbe essere fatto solo se i brindisisarà pronto per ciascuno degli ospiti. Se ci sono un centinaio di persone alla festa, non c'è bisogno di preparare diplomi. Ma i brindisi stessi dovrebbero essere pronunciati. Devono essere pensati per circa la metà dei partecipanti. Dopo ogni coppia di tali discorsi, gli ospiti dovrebbero essere provocati negli stessi discorsi riguardanti i loro compagni di classe.

Così, l'eterna domanda su cosa bere è completamente rimossa e ciascuno degli invitati si sente necessario e non superfluo durante le vacanze.

Cosa includere nel programma?

La variante più ottimale del programma di tali eventi sono le esibizioni dei partecipanti stessi. Ma la maggior parte delle persone tende a rifiutare un'offerta per esibirsi, quindi gli organizzatori dovrebbero coprirla con concorsi o lotterie.

Ovvero, come premio per la vittoria di un concorso, il vincitore deve, ad esempio, leggere poesie. Per la serata dell'incontro dei laureati, che si svolge secondo un programma organizzato secondo questo principio, dovrebbero essere preparati testi stampati in anticipo. Non tutte le persone memorizzano poesie.

Puoi fare a meno dei concorsi e giocare a spettacoli sotto forma di lotteria o forfait. Puoi organizzare un'asta. Cioè, il partecipante ha l'opportunità di vendere a qualcuno il suo diritto di parola, e il denaro per questo lotto sarà l'inizio del budget per la prossima sera della riunione, la cui data, ovviamente, dovrebbe essere annunciata, per esempio, l'anno prossimo.

Come si prepara un discorso?

Questa domanda spesso lascia perplessi anche gli organizzatori più pedanti e talentuosi. In re altà, tutto è semplice. Parole per la sera della reunionnon dovrebbe essere pretenzioso, sincero e gentile. Basta.

Il discorso non dovrebbe essere ritardato. L'apertura della parte solenne è abbastanza entro 5-7 minuti, ovviamente, se il direttore o uno degli insegnanti "importanti" non pronuncia il discorso. Non dovrebbero essere limitati nel tempo: è scortese. La parte ufficiale finale del discorso dura 4-5 minuti, può essere iniziata con le parole: "Inizia la serata di ritorno a casa", "Ora andiamo al ristorante e ci divertiremo" e altre informazioni, ad esempio, sugli autobus o l'indirizzo dell'istituto.

Il primo brindisi è completamente simbolico e dovrebbe suonare semplicemente: “Ragazzi! Qui ci siamo visti! Celebriamolo! I brindisi con indirizzo sono composti da diverse frasi e richiedono 2-4 minuti.

Le difficoltà con i discorsi al tavolo possono essere evitate assumendo un host o utilizzando il resto dei partecipanti il più possibile.

Cosa non va dimenticato?

Quando pianifichi una serata, devi ricordare tre sfumature, come:

• organizzare riprese foto o video;
• cerca host;
• invio di inviti.

Assicurati di assumere un fotografo e/o un operatore video. Questa è una parte molto importante dell'incontro. Inoltre, dovresti ordinare i servizi per l'intera serata, dalla solenne parte ufficiale al "dopo-cammina". I risultati del suo lavoro devono quindi essere inviati elettronicamente a tutti gli ospiti dell'evento.

Assumi un host per feste con più di 10 persone. Dopotutto, anche l'organizzatore stesso è un laureato e dovrebbe divertirsi, e non seguire il programma el'umore degli ospiti.

L'invito deve essere emesso, comprensivo di tutte le informazioni necessarie: l'ora e il luogo dell'incontro, il nome e l'indirizzo del ristorante, la disponibilità dell'autobus, se si prevede di noleggiarlo, il testo della canzone, ovviamente, se questo elemento è incluso nella sceneggiatura, e così via.

Non è necessario stampare gli inviti, è molto più facile emetterli in formato elettronico e inviarli tramite messenger o e-mail.